Belegungsplan

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Occupancy Plan 
Belegungspläne und Buchungen für WordPress

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Aktueller Stand: Version 1.6.4

Mit Occupancy Plan können Belegungspläne für Sportstätten, Hallen, Plätze, Courts, Räume und andere gemeinsam genutzte Ressourcen direkt in WordPress verwaltet und auf beliebigen Seiten dargestellt werden.

Die Verwaltung der Belegungspläne, Ressourcen und Buchungen erfolgt komfortabel im WordPress-Backend. Je nach Konfiguration können Benutzer Buchungen auch direkt im Frontend anlegen, bearbeiten oder löschen.

Neben klassischen Wochenplänen stehen Tages-, Monats- und Jahresansichten, wiederkehrende Buchungen, Buchungsvorlagen, Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungen, Kalenderexporte sowie verschiedene moderne Darstellungsvarianten zur Verfügung.

Funktionen im Überblick

  • Beliebig viele Belegungspläne verwalten
  • Mehrere Plätze, Hallenteile, Courts, Räume oder andere Ressourcen je Belegungsplan
  • Ressourcen können zusätzlich in Unterplätze bzw. Teilressourcen gegliedert werden
  • Zeitraster von 5, 10, 15, 20, 30, 45, 60 oder 90 Minuten
  • Alternativ individuell definierbare Zeitfenster
  • Tages-, Wochen-, Zwei-Wochen-, Monats- und Jahresdarstellung
  • Navigation ohne vollständiges Neuladen der Seite
  • Einmalige, wöchentliche, monatliche, flexible und zweiwöchentliche Buchungen
  • Ausnahmen für einzelne Termine wiederkehrender Buchungen
  • Optional zwei Plätze bzw. Ressourcen mit einer gemeinsamen Buchung reservieren
  • Automatische Konfliktprüfung
  • Buchungen direkt im WordPress-Backend oder im Frontend
  • Bearbeiten, Verschieben und Löschen von berechtigten Buchungen im Frontend
  • Buchungsvorlagen für häufig verwendete Buchungen
  • Eigene Farben für einzelne Buchungen
  • Bis zu vier frei definierbare Zusatzfelder
  • Pflichtfelder und Auswahlfelder möglich
  • Gastbuchungen oder rollenbasierte Berechtigungen
  • Genehmigungsprozess für vorläufige Buchungen
  • E-Mail-Benachrichtigungen für Administratoren und Benutzer
  • Anonymisierte Darstellung von Buchungen
  • Konfigurierbare Tooltips
  • CSV-Import und -Export
  • iCalendar-Download und abonnierbarer Kalender-Feed
  • Druckoptimierte Darstellung
  • Acht Frontend-Themes
  • Drei unabhängig wählbare Darstellungsdichten
  • Backend-Preview für Ansicht, Theme und Dichte
Beispiel Sporthalle
Beispiel Ferienwohnungen
Beispiel Squashhalle
Beispiel Schießstand
Plan Data

Belegungsplan anlegen

Ein Belegungsplan bildet die organisatorische Grundlage für alle Ressourcen und Buchungen.

Im Bereich Belegungspläne können Name, Beschreibung, Anzahl der Ressourcen sowie die zeitliche Struktur des Plans festgelegt werden.

Grunddaten

Für einen Belegungsplan können unter anderem folgende Eigenschaften definiert werden:

Name und Beschreibung
Der Name identifiziert den Belegungsplan im Backend. Die Beschreibung kann zusätzliche Informationen zum Einsatzzweck enthalten.

Plätze / Courts
Legt die grundsätzliche Anzahl der verfügbaren Ressourcen fest. Die eigentlichen Namen werden anschließend im Bereich Platznamen konfiguriert.

Zeitintervall
Zur Verfügung stehen Intervalle von 5 bis 90 Minuten.

Ganztägige Buchungen
Alternativ zu einem Zeitraster kann ein Plan für ganztägige Belegungen verwendet werden.

Start- und Endzeit
Definiert die Öffnungs- bzw. Belegungszeiten des Plans.

Farben
Header-, Text- und Rahmenfarbe bestimmen die Grunddarstellung. Die Farben einzelner Buchungen können unabhängig davon festgelegt werden.

Buchungen zulassen
Aktiviert die Möglichkeit, Buchungen direkt im Frontend anzulegen.

Details anzeigen
Erlaubt berechtigten Benutzern, Detailinformationen bestehender Buchungen abzurufen.

Berechtigungen prüfen
Beschränkt Frontend-Funktionen auf entsprechend berechtigte Benutzer.

Aufräumen nach Tagen
Optional können alte Buchungen nach einer vorgegebenen Anzahl von Tagen automatisch entfernt werden.

Erweiterte Einstellungen

Über den Tab Experte stehen zusätzliche Möglichkeiten zur Verfügung.

Dazu gehören unter anderem:

  • Gültigkeitszeitraum des gesamten Belegungsplans
  • Individuelle Zeitfenster
  • Pausenzeiten innerhalb des Plans
  • Pausen zwischen aufeinanderfolgenden Buchungen
  • Standardfarben für neue Buchungen
  • Bis zu vier benutzerdefinierte Buchungsfelder
  • Pflichtfelder
  • Auswahlfelder mit vorgegebenen Werten
  • Berechtigungen zum Ändern von Uhrzeit, Intervall und Platz im Frontend
  • Ein- oder Ausblenden der Farbauswahl
  • Anonymisierte Frontend-Darstellung
  • Frei definierbarer Platzhalter für anonymisierte Buchungen
  • Individueller Tooltip
  • Vorgabename für nicht angemeldete Benutzer
  • Konfliktprüfung
  • Buchungsfenster: Neben der maximalen Vorausbuchung kann auch festgelegt werden, ab wann Buchungen zulässig sind. Durch negative Startwerte lassen sich bei Bedarf auch rückwirkende Buchungen ermöglichen, während 0 für „ab heute“ steht.

Plätze und Ressourcen anlegen

Ein Belegungsplan kann mehrere Plätze, Hallenteile, Courts, Räume oder andere Ressourcen enthalten.

Die Bezeichnungen werden im Bereich Platznamen verwaltet.

Für jede Ressource lassen sich ein Name, eine Kurzbezeichnung und die Sortierreihenfolge festlegen.

Zusätzlich können Ressourcen in Unterplätze bzw. Teilressourcen aufgeteilt werden.

Beispiele:

  • Sportplatz → Platzhälfte Vereinsheim / Platzhälfte Hügel
  • Sporthalle → Hallenteil 1 / Hallenteil 2 / Hallenteil 3
  • Tennisanlage → Platz 1 / Platz 2 / Platz 3
  • Stall → einzelne Boxen

Dadurch lassen sich sowohl komplette Ressourcen als auch einzelne Bereiche davon verwalten.

Individuelle Zeitfenster

Neben einem automatisch erzeugten Zeitraster unterstützt Occupancy Plan frei konfigurierbare Zeitfenster.

Damit können beispielsweise feste Trainings- oder Nutzungszeiten definiert werden:

08:00–09:30 – Trainingseinheit 1
09:45–11:15 – Trainingseinheit 2
14:00–16:00 – Nachmittagsbelegung

Für jedes Zeitfenster kann zusätzlich eine eigene Anzeigebezeichnung hinterlegt werden.

Plan Data
Create Block

Belegung anlegen

Buchungen können sowohl im WordPress-Backend als auch – sofern freigeschaltet – direkt im Frontend angelegt werden.

Eine Buchung enthält unter anderem:

Kurzname
Wird kompakt direkt im Belegungsplan angezeigt.

Name und Beschreibung
Ausführliche Bezeichnung der Buchung.

Platz
Die Ressource bzw. Teilressource, die belegt werden soll.

Optionaler zweiter Platz
Seit Version 1.6.1 kann eine Buchung gleichzeitig eine zweite Ressource reservieren. Dies eignet sich beispielsweise für eine Fußballmannschaft, die für ein Spiel beide Platzhälften benötigt.

Beide Reservierungen bilden eine gemeinsame Buchung. Änderungen oder das Löschen wirken automatisch auf beide Ressourcen.

Datum und Uhrzeit
Definieren den gewünschten Buchungszeitraum.

Farben
Hintergrund- und Textfarbe können für jede Buchung individuell festgelegt werden.

Kontakt und Kommentar
Zusätzliche organisatorische Informationen können direkt an der Buchung hinterlegt werden.

Wiederkehrende Buchungen

Neben einmaligen Terminen können regelmäßig wiederkehrende Belegungen angelegt werden.

Unterstützt werden:

Einmalig
Eine Buchung für ein bestimmtes Datum.

Wöchentlich
Wiederholung an einem bestimmten Wochentag innerhalb eines Gültigkeitszeitraums.

Alle zwei Wochen
Geeignet für Termine in geraden oder ungeraden Kalenderwochen.

Monatlich
Wiederholung nach einem monatlichen Schema.

Flexibel
Erlaubt Buchungen über mehrere individuell definierte Tage.

Ausnahmen von Serien

Für wiederkehrende Buchungen können einzelne Termine gezielt ausgenommen werden, beispielsweise:

  • Feiertage
  • Ferien
  • Turniertage
  • Hallensperrungen
  • einzelne Trainingsausfälle

Dadurch muss eine bestehende Serie nicht für einen einzelnen Ausfall verändert oder gelöscht werden.

Buchungsvorlagen

Regelmäßig benötigte Buchungsdaten können als Buchungsvorlagen hinterlegt werden.

Eine Vorlage eignet sich beispielsweise für wiederkehrende Mannschaften, Trainingsgruppen oder Veranstaltungen. Beim Erstellen einer neuen Buchung können die gespeicherten Vorgaben übernommen und anschließend bei Bedarf angepasst werden.

Frontend-Darstellung

Der Belegungsplan wird über einen WordPress-Shortcode in eine Seite oder einen Beitrag eingebunden.

Ein einfaches Beispiel:
[occupancy_plan id=1]

Die ID entspricht der Nummer des gewünschten Belegungsplans.

Occupancy Plan unterstützt unterschiedliche Ansichten und eine AJAX-basierte Navigation, sodass beim Wechsel zwischen Wochen, Tagen, Monaten oder Ressourcen nicht die komplette Webseite neu geladen werden muss.

Verfügbare Ansichten

Tagesansicht
[occupancy_plan id="1" mode="daily"}

Wochenansicht
[occupancy_plan id="1" mode="weekly"]

Zwei Wochen
[occupancy_plan id="1" mode="weekly" weeks="2"]

Monatsansicht
[occupancy_plan id="1" mode="monthly"]

Jahresansicht
[occupancy_plan id="1" mode="yearly"]

Für die Jahresansicht kann zusätzlich die Anzahl der Monatsspalten festgelegt werden.

Moderne Themes

Seit Version 1.6.3 kann die optische Darstellung des Belegungsplans unabhängig von den gespeicherten Buchungen über den Shortcode gewählt werden.

Zur Verfügung stehen:

Classic - Die traditionelle Darstellung von Occupancy Plan. Bestehende Shortcodes verwenden weiterhin dieses Theme.

Modern - Zeitgemäße, klare Darstellung mit modernen Abständen und Oberflächen.

Cards - Kartenorientiertes Layout mit stärker voneinander abgegrenzten Bereichen.

Minimal - Reduzierte Darstellung mit feinen Linien und wenig visueller Ablenkung.

Dark - Dunkles Layout für moderne Webseiten und dunkle Designs.

Soft - Helle, freundliche Flächen und eine weichere Gestaltung.

Outline - Zurückhaltendes Design mit stärkerer Betonung von Konturen und Akzenten.

Sport - Kräftigere Darstellung, die besonders gut zu Sportvereinen und Sportstätten passt.

Beispiel:
[occupancy_plan id="1" theme="modern"]

Darstellungsdichte

Unabhängig vom Theme kann zusätzlich die Dichte des Plans verändert werden.

Zur Verfügung stehen:

Normal – Standarddarstellung
Compact – geringere Abstände für große Pläne mit vielen Ressourcen
Spacious – großzügigere Darstellung mit mehr Freiraum

Beispiel:

[occupancy_plan id="1" theme="modern" density="compact"]

Dadurch lassen sich Theme und Platzbedarf unabhängig voneinander an die jeweilige Webseite anpassen.

Preview im Backend

Die verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten müssen nicht durch Ausprobieren von Shortcodes getestet werden.

Im Bereich Preview kann der Administrator einen Belegungsplan auswählen und direkt zwischen Ansicht, Theme und Dichte wechseln.

[Screenshot: neue Preview mit Plan, Ansicht, Theme und Dichte]

Der dazu passende Shortcode wird automatisch angezeigt und kann anschließend direkt auf der gewünschten WordPress-Seite verwendet werden.

Weitere Shortcode-Parameter

Occupancy Plan unterstützt unter anderem folgende Parameter:

  • id – ID des Belegungsplans
  • mode – daily, weekly, monthly oder yearly
  • weekdays – anzuzeigende Wochentage, z. B. 12345 für Montag bis Freitag
  • showheader – Navigation ein- oder ausblenden
  • shortweekdays – abgekürzte Wochentage verwenden
  • weeks – eine oder zwei Wochen anzeigen
  • monthpicker – kompakte Monats-/Wochenauswahl aktivieren
  • calendar – Kalenderaktionen für berechtigte Manager anzeigen
  • columns – Spaltenanzahl der Jahresansicht
  • theme – gewünschtes Frontend-Theme
  • density – gewünschte Darstellungsdichte

Beispiel für einen kompakten modernen Trainingsplan:
[occupancy_plan id="1" mode="weekly" weekdays="12345" theme="modern" density="compact"]

Beispiel für zwei Wochen mit Monatsnavigation:
[occupancy_plan id="1" mode="weekly" weeks="2" monthpicker="true" theme="soft"]

Beispiel für eine Jahresübersicht:
[occupancy_plan id="1" mode="yearly" columns="4" theme="minimal"]

Detailinformationen abrufen

Wenn die Funktion Details anzeigen aktiviert ist, können berechtigte Benutzer zusätzliche Informationen zu einer Buchung aufrufen.

Welche Informationen im Frontend sichtbar sein sollen, kann über die Einstellungen des Belegungsplans gesteuert werden.

Zusätzlich kann für Buchungen ein konfigurierbarer Tooltip verwendet werden.

Block Details
Block Request

Belegung am Frontend Buchen

Ist die Option am Belegungsplan aktiv, dann besteht für angemeldete Benutzer mit der Rolle "Belegungsplan Anwender" die Möglichkeit frei Blöcke mit einer Belegung zu reservieren.

  • Da bereits ein Zeitraum durch das anklicken definiert wurde, besteht für den Anwender nur die Möglichkeit die Zeitspanne zu definieren
  • Zusätzlich kann der Benutzer Kurzname, Name, Beschreibung, Kontakdaten und eine Kommentar hinterlegen
  • Mit der Farbauswahl wird die Optik der Belegung definiert

Genehmigungsprozess

Optional können neue Frontend-Buchungen zunächst als vorläufig behandelt werden.

Vorläufige Buchungen werden im Belegungsplan entsprechend gekennzeichnet und können von einem Belegungsplan-Manager bestätigt oder abgelehnt werden.

Beim Anlegen, Bestätigen oder Ablehnen können automatisch E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden.

Zusätzlich kann im Buchungsdialog ein Informationstext eingeblendet werden. Optional muss der Benutzer diesen über eine Checkbox bestätigen.

Damit können beispielsweise Hinweise auf:

  • Nutzungsbedingungen
  • Datenschutzerklärung
  • Hallenordnung
  • Reservierungsbedingungen

eingebunden werden.

E-Mail-Benachrichtigungen

Für neue Buchungen können automatische Benachrichtigungen eingerichtet werden.

Getrennt konfigurierbar sind Benachrichtigungen für Administratoren und für den buchenden Benutzer.

Festgelegt werden können unter anderem:

  • Absenderadresse
  • Absendername
  • Empfänger
  • CC-Empfänger
  • Betreff
  • Nachrichtenvorlage

In Betreff und Nachricht stehen zahlreiche Platzhalter zur Verfügung, beispielsweise für Plan, Buchungsname, Ressource, Datum, Uhrzeit, Benutzer und benutzerdefinierte Felder.

Datenschutz und anonymisierte Anzeige

Soll ein öffentlich sichtbarer Belegungsplan keine Namen oder internen Informationen anzeigen, können Buchungen anonymisiert dargestellt werden.

Statt des eigentlichen Buchungsnamens wird dann ein frei definierbarer Platzhalter verwendet.

Damit kann die Auslastung einer Ressource öffentlich dargestellt werden, während Details nur für berechtigte Benutzer verfügbar bleiben.

Belegung direkt im Frontend buchen

Ist Buchungen zulassen aktiviert, können berechtigte Benutzer freie Zeitbereiche direkt im Belegungsplan auswählen und reservieren.

Je nach Konfiguration stehen unter anderem folgende Angaben zur Verfügung:

  • Kurzname
  • Name
  • Beschreibung
  • Platz bzw. Teilplatz
  • optionaler zweiter Platz
  • Datum und Uhrzeit
  • Buchungsintervall
  • Hintergrund- und Textfarbe
  • Kontaktinformationen
  • Kommentar
  • benutzerdefinierte Zusatzfelder

Administratoren können separat festlegen, ob Benutzer im Frontend Uhrzeiten, Intervalle oder Ressourcen verändern dürfen.

Eine Buchungsfrist kann zusätzlich begrenzen, wie viele Tage im Voraus reserviert werden darf.

Rollen und Berechtigungen

Occupancy Plan verwendet eigene WordPress-Rollen für unterschiedliche Aufgaben:

Belegungsplan Anwender
Für Benutzer, die freigegebene Frontend-Funktionen verwenden sollen.

Belegungsplan Editor
Kann eigene Buchungen verwalten und bearbeiten.

Belegungsplan Besitzer
Erweiterte Berechtigungen für Buchungen und Ressourcen.

Belegungsplan Manager
Vollständiger administrativer Zugriff auf Occupancy Plan.

Dadurch lässt sich sehr genau festlegen, welche Benutzer lediglich buchen und welche Benutzer Belegungen verwalten dürfen.

Alternativ können Belegungspläne – abhängig von der Konfiguration – auch Gastbuchungen ermöglichen.

Konfliktprüfung

Occupancy Plan kann beim Speichern automatisch prüfen, ob der gewünschte Zeitraum bereits belegt ist.

Dabei werden berücksichtigt:

  • Ressource und Unterressource
  • Start- und Endzeit
  • wiederkehrende Buchungen
  • Ausnahmen von Serien
  • zusätzlich gebuchter zweiter Platz

Ist eine der gewünschten Ressourcen bereits belegt, wird die Buchung nicht unvollständig gespeichert, sondern mit einer entsprechenden Meldung abgewiesen.